Uuden järjestelmän kilpailutus: Triathlon vai sprinttihiihto?
Olen aika vakuuttunut, että moni meistä (asiakkaat, toimittajat ja konsultit) haluaisi tehdä uusien teknologiaratkaisuiden kilpailutuksia tehokkaammin ja tuloksellisemmin. Yksinkertaisesti paremmin.
Yleensä paremmin tekeminen vaatii asioiden muutosta. Etenkin ihmisten toiminnan muutosta. Niin tässäkin asiassa. On siis parasta ottaa lusikka kauniiseen käteen ja muuttaa toimintatapaa. Ei ole kuitenkaan hyvä asia muuttaa kaikkea kerralla. Siirrytään askelittain uuteen toimintamalliin ja testataan, missä tilanteissa se sopii.
Triathlon-kilpailutuksessa hapottaa jo ennen toimittajan valintaa
Useinhan asiat rullaavat teknologiakilpailutuksissa hieman kärjistettynä seuraavasti (sorry – näin se vaan yleensä menee): Istutaan kokouksissa ja väännetään sekä mietitään tarjouspyynnön asioita päät puhki. Tehdään toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia ja kirjoitetaan tarjouspyyntödokumentteja sekä laaditaan monimuotoisia taulukoita toimittajien vastattavaksi. Suhteellisen paljon palaa aikaa ennen kuin ollaan saatu mitään todellista liiketoiminnan hyödynnettäväksi.
Urheilulajina voisin verrata tätä tekemistä, siis perinteistä teknologiakilpailutusta, triathlonsuoritukseen: Ensin juostaan idean tai selvän tavoitteen kanssa kylmään veteen. Joukolla polskitaan eteenpäin ja haetaan jatkuvasti oikeaa suuntaa sekä yritetään vältellä iskuja ja potkuja. Happi meinaa matkalla loppua, mutta lopulta jalat yltävät taas maahan ja päästään vetämään hetkeksi kunnolla ilmaa keuhkoihin. Nyt on tarjouspyyntö valmiina ja se lähetään toimittajille.
Seuraavaksi toimittajilla alkavat pyörät pyörimään niin, ettei matkalla meinaa ehtiä juomaa hörpätä. Välillä on siinä määrin vauhtia, ettei kysymyksiä ehditä esittää tai vastauksia antaa. Lopulta reidet ovat ihan hapoilla ja pinnistely taukoaa hetkeksi. Nyt siis toimittajat ovat saaneet tarjouksensa valmiiksi. Hapokas juoksumatka enää edessä. Toiveissa on aina mahdollisimman tasainen ja etenevää matka. Ylä- ja alamäet hirvittävät ja aikaa palaa joka kierrokseen omasta mielestä aina liian kauan. Lopussa kuitenkin sitten maali häämöttää ja kädet voi nostaa kohti taivasta. Toimittaja on valittu! Triathlonissa loppuivat osuudet, mutta jokainen meistä varmasti tietää, etteivät hommat tähän lopu. Alkaa raapiva ja aina niin kutkuttava sopimustyövääntö sekä sen jälkeen itse toteutusprojekti.
Sprinttimallilla nopeammin maaliin
Monesti vähintään yhtä hyvään lopputulokseen olisi mahdollista päästä käyttäen niin sanottua sprinttihiihtomallia. Ensin asiakas kirkastaa itselleen kunnolla nykytilanteen ja tavoitteen. Tilanne ja tavoite kerrotaan erikseen hyvin mietitylle toimittajajoukolle, jotka lähtevät samalta viivalta vauhdikkaasti esittelemään asioita ja ratkaisuideoitaan asiakkaalle. Jokaisen erän jälkeen muutama toimittaja putoaa pelistä pois ja otetaan uusi sprintti tarkennetuilla tavoitteilla. Jatketaan niin kauan kuin paras toimittaja on jäljellä ja nostetaan kädet ilmaan sekä kätellään yhteisen hankkeen kunniaksi.
En lähde väittämään kumpi kilpailutusmalli on tulevaisuudessa aina se paras. Esimerkiksi julkisissa hankinnoissa sprinttimallilla kilpailuttaminen on lainsäädännön vuoksi lähes mahdotonta. Käytännön kokemustemme pohjalta uskaltanen kuitenkin väittää sprintissä päästävän nopeammin lopputulokseen, ja toimittajien osaaminen on otettu tehokäyttöön asiakkaan tavoitetilan saavuttamiseksi. Kättelyn jälkeen asiakkaalla ja toimittajalla on myös yhteinen näkemys tavoitetilasta, joka luo paremmat edellytykset onnistuneelle käyttöönottoprojektille.
Lopuksi vielä, ettei jää väärää kuvaa: tykkään superpaljon tehdä monipuolisia kilpailutuksia ja hankkeita sekä toki myös urheilla – en kylläkään enää triathlonia, enkä koskaan ole tykännyt hiihtää sopat poskella. Menestystä sekä ostamisen ja myymisen iloa kaikille!
Lue lisää
Lataa asiakaspalvelun kehittäjän opas
First Goalin asiantuntijoiden laatima kattava, maksuton opas kertoo asiakaspalvelusi tilan ja auttaa viemään sen uudelle tasolle.
