Tarjouspyynnön tekeminen: näillä vinkeillä onnistut
Tarjouspyynnön tekeminen on taitolaji. Ihan samoin kuin tarjouspyyntöön vastaaminen, vastauksien vertaileminen tai lopullisen valinnan tekeminen eli voittajan valinta. Kun tätä kokonaisuutta alkaa suunnitella ja toteuttaa, aina pitää miettiä kokonaisuutta ja kaikkia osapuolia.
Prosessin aikana joutuu vaikeuksiin, jos asiaa miettii liian pieninä paloina tai ajatukset ovat vain omassa tekemisessä. Tee omaa osuuttasi sellaiseksi kuin haluaisit sen itsellesi eteen tarjottavan.
Ihan ylivoimaisesti tärkein asia on miettiä ensin kokonaisuus ja sille selkeä tavoite. Lopeta tekeminen välittömästi, jos et saa kokonaisuutta jäsenneltyä tai tavoitetta muotoiltua. Kun nämä asiat on selvillä ja etenkin kokonaisuus mietitty liiketoiminnan näkökulmasta, ryhdy kokonaisuuden luomistyöhön.
Tarjouspyynnön tekeminen alkaa käyttötapauksista
Älä ryhdy ensin tekemään monipuolista monien sarakkeiden taulukkoa ja miettimään siihen lukemattomia vaatimuksia. Tee ensi käyttötapaukset. Ovat ne miten yksinkertaisia tahansa, ne kuvaavat asiaa parhaiten. Ihan todella – jokaisesta asiasta löytyy käyttötapaus.
Tämän jälkeen voit ryhtyä miettimään niitä vaatimuksia. Aloita kuitenkin liiketoiminnan vaatimuksista ja siirry sen jälkeen teknisiin ja palvelutarjoajaan kohdistuviin vaatimuksiin. Kun nämä ovat sopivassa suhteessa valmiit, sinulla on jo tärkeimmät palikat kasassa: kokonaiskuva, tavoite, käyttötapaukset ja vaatimukset.
Jätä tilaa erottumiselle ja muista demot
Älä pelkää kirjoittamista. Harvat meistä ovat kirjailijoita. Jos olisimme, emme tekisi tarjouksia, vaan täyttäisimme kirjakaupat upeilla opuksilla. Kirjoita siis rohkeasti, itsesi näköisesti. Olet ammattilainen ja luota siihen sekä anna sen näkyä tekstissä.
Kirjoita kuitenkin yksinkertaisesti. Etenkin alussa olevasta tarjouspyynnön yhteenvedosta pitää saada selvä kuva kokonaisuudesta ja tavoitteesta. Sama sääntö pätee myös tarjouksiin. Tarjouspyynnön yhteenvedon pitää olla täydellinen pari tarjouksen yhteenvedon kanssa. Kun teet yhteenvedon ympärille muita tukevia osa-alueita, muista antaa vastaajalle tilaa vastata ja näyttää oma osaamisensa ja näkemyksensä. Jos et anna vastaajille riittävästi tilaa, tulet samaan kasan samankaltaisia vastauksia ja lopuksi vertaat vain vaatimuksien kyllä/ei vastauksia ja lasket euroja.
Palataan lopuksi vielä käyttötapauksiin. Laita tarjouspyynnön saatesanoiksi vaatimus tarjoushankkeen aikana erikseen valittujen käyttötapauksien demoamisesta. Demot antavat parhaan kuvan valmiusasteesta ja palvelutarjoajan kyvykkyydestä sekä antavat tarjouksen monille sivuille ne kuuluisat ”siivet”. Kaikkea pitää pystyä demoamaan, on ne sitten laitteita tai ohjelmistoja tai muita mielenkiintoisia kohtaamisen palveluita.
Lopuksi todettakoon vielä: tee tarjouspyyntö vain, jos olet todella hankkimassa jotain uutta tai uudistamassa kokonaisuuksia. Pyyntöjä ei kannata koskaan tehdä vain tekemisen ilosta. Ne vievät kaikilta osapuolilta paljon aikaa ja voimavaroja.
Lataa asiakaspalvelun kehittäjän opas
First Goalin asiantuntijoiden laatima kattava, maksuton opas kertoo asiakaspalvelusi tilan ja auttaa viemään sen uudelle tasolle.
Tutustu palveluihimme
- Kehityssuunnitelmat: Yrityksellenne ammattilaisen laatima konkreettinen suunnitelma asiakaspalvelun kehittämiseen
- Kilpailutukset: Etsimme ja kilpailutamme yrityksellenne parhaiten soveltuvat asiakaspalveluratkaisut
- Käyttöönotot: Autamme yrityksiä asiakaspalvelujärjestelmien käyttöönottoprojekteissa
- Muut palvelut: Sparraus, koulutus, konseptoinnit, auditoinnit, asiakkaiden palvelupolut, prosessikehitys, integraatiot, selvitykset
