Neljä vinkkiä miten maksimoida projektin onnistuminen
80 % projekteista epäonnistuu – yhä edelleen. Generatiivisen tekoälyn, ja ylipäätään tekoälybuumin kukkiessa määrä ei ainakaan ole pienentynyt. Projektin onnistuminen ei ole taikuutta mutta on muutamia lainalaisuuksia, joita ei kannata jättää välistä, oli projekti kuinka pieni tai ketterä tahansa.
Tässä niistä neljä:
- Tavoite – Mitä liiketoiminnallista hyötyä tavoittelemme ja miksi?
- Käyttötapaukset – Meidän paras näkemys siitä, miten ratkaisua käytettäisiin.
- Toteuttamiskelpoisuus (Viability) – Kuinka toteutettavissa ja kustannustehokas odotamme ratkaisun olevan.
- Bonus: Hankalien tilanteiden suunnitelma – miten haasteisiin puututaan, millä kriteereillä ja missä vaiheessa päätetään, ettei projektia kannata jatkaa.
1. Tavoite
Kun saat viestin, että ”Me haluamme ottaa ratkaisun X käyttöön”, pysähdy, vedä syvään henkeä ja kysy positiivisessa hengessä. Esimerkiksi:
- “Vaikuttaa siltä, että teillä on selkeä tarve. Mitä liiketoiminnallista asiaa te haluatte tällä ratkaista?“
- Hienoa, kerrotko vielä, miksi tämä on tärkeä ratkaista?
- Millaisia hyötyjä tavoittelette?
Kun sinulla ja tilaajalla on hyväksyttävä ymmärrys tavoitteista, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos vastaukset eivät ole tarpeeksi selkeitä, voit pyytää henkilöitä selvittämään asiaa tarkemmin.
Sama pätee myös omaan kehittämiseen. Mikä on se haaste, johon kaipaat ratkaisua ja miksi? Kirjaa nämä ylös, jaa ja rikasta muiden kommenteilla ja ajatuksilla.
Pidä teknologiaratkaisut taka-alalla tässä vaiheessa ja siirry seuraavaksi käyttötapauksiin.
2. Käyttötapauksien merkitys
Käyttötapauksien määrittelyssä yleinen virhe on keskittyä liikaa teknologisiin ratkaisuihin alusta alkaen. Tämä voi johtaa siihen, että todelliset liiketoimintatarpeet jäävät hämäriksi. Suosittelen keskittymään ensin liiketoiminnallisiin tavoitteisiin ja varmistamaan, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät ne selkeästi.
Hyvä käyttötapaus lähtee asiakkaasta ja kattaa kaikki tarvittavat organisaation ryhmät ja yleensä palaa takaisin asiakkaaseen sekä sisältää sisäisen kehittämis-loopin. Monta yksinkertaista on parempi kuin yksi monimutkainen käyttötapaus. Visuaalisuus yhdistettynä tekstiin on riittävä. Videoita harvoin tässä vaiheessa tarvitaan.
Tässä esimerkki tekoälyn käyttötapauksessa puheluiden käsittelyn tehostajana.
Käyttötapauksia tarvitaan, jotta voit keskustella niin sisäisesti kuin eri toimijoiden kanssa. Ne auttavat varmistamaan, että kaikki ymmärtävät asian suurin piirtein samalla tavalla.
Tässä toinen pidetty tyyli käyttötapauksen visualisointiin hunajakennojen avulla. Tämä on asiakaspalvelusta kilpailuetu oppaamme materiaaleista tehtynä.
Käyttötapaukset elävät ja kehittyvät. Jotta voit esitellä käyttötapausta, sen ei tarvitse olla niin sanotusti valmis. Voit hyvin esitellä keskeneräisen käyttötapauksen ja rikastaa sitä keskustelujen avulla.
Viisi käyttötapausta on hyvä määrä, jolla voit aloittaa keskustelut teknologiatoimittajien kanssa. Ole avoin sille, että käyttötapaukset muokkautuvat tässä vaiheessa.
Lue lisää Mika Hakasen artikkelista tekoälyn käyttötapaukset asiakaspalvelussa.
3. Toteuttamiskelpoisuus (viabiliteetti)
Tässä vaiheessa teknologiat otetaan tarkasteluun. Käyttötapaukset estävät väärinymmärryksiä ja auttavat kertomaan tarpeelliset asiat liiketoiminnastasi muille toimijoille. Teknologiatoimittajat puolestaan ovat tehneet useita samanlaisia projekteja, joista voitte ammentaa oppeja. Hyvät toimittajat haastavat ja tuovat uusia ideoita, mutta ymmärtävät tavoitteenne.
Saat tietoa kustannuksista. Jos hinnat eivät vastaa hyötyjä ja tavoitteita, tiedät, ettei kyseisellä käyttötapauksella ole liiketoiminnallista arvoa. Voit priorisoida toisen tarpeen tai ratkaisun.
Keskustele myös toisten organisaatioiden kanssa. Referenssipuhelut ja -käynnit ovat arvokkaita. Kysy omasta verkostosta kenellä on vastaava tilanne ratkaistu. Tai hyödynnä meidän verkostoamme, ja järjestetään keskustelu!
4. Bonus – Mitä hyötyä hankalien tilanteiden suunnitelmasta on?
Kukaan ei halua, että heidän projektinsa epäonnistuu. Tästä ei edes haluta puhua. Mutta koska epäonnistumisia numeroiden valossa kuitenkin käy, kannattaa tehdä hankalien tilanteiden suunnitelma ennakolta. Tämä on huomattavasti helpompaa tehdä heti alussa, ennen kuin projektiin on uppouduttu ja tunteita on enemmän pelissä. Näin projektin onnistuminen on huomattavasti todennäköisempää!
Tivi-kirjoitti otsikolla: Pitäisikö agilea arvioida kriittisemmin? Kysely: “Projektit epäonnistuvat 268 % todennäköisemmin”
“Projektit, joiden tavoitteet oli määritelty ja dokumentoitu etukäteen, onnistuivat 50 prosenttia muita projekteja todennäköisemmin. Jos taas kehittäjät kokivat, että ongelman huomattuaan he saattoivat huomauttaa ja keskustella asiasta ilman pelkoa seuraamuksista, projektit onnistuivat 87 prosenttia muita todennäköisemmin.”
Eli sekä tavoitteet että psykologinen turvallisuus nostaa projektin onnistumisen todennäköisyyttä.
Hankalien tilanteiden suunnitelma on lanseeraamani termi, ja se sisältää muun muassa tavan millä hankalia asioita voidaan nostaa esille ja onnistumisen kriteerit projektille.
Kaksi ensimmäistä tukevat psykologista turvallisuutta:
- Kun eteen tulee hankalia tilanteita, esimerkiksi huomaat epäkohdan, mitä teet?
- Miten epäkohdan esille nostaneeseen henkilöön suhtaudutaan?
Nämä muodostetaan ja sanoitetaan osallistuvan tiimin kanssa yhdessä.
Esimerkiksi: Jokaisen huomiot ovat tärkeitä. Joten jos huomaat epäkohdan, tai sinua mietityttää jokin, voit ottaa sen esille heti tilanteessa tai viimeistään seuraavassa aamupalaverissa tälle varatussa ajankohdassa. Tuo asia esille rakentavasti, älä syytä toisia. Kertojaa kohdellaan kunnioituksella ja hyvässä hengessä.
Nämä asiat voivat tuntua itsestään selviltä, mutta sitä ne eivät ole. Olen tehnyt tämän harjoituksen monta kertaa, ja joka kerta se on muuttanut ryhmän dynamiikkaa paremmaksi. Tästä menetelmästä voit lukea esimerkiksi Agile Moose’n ORSC in Agile sivulta.
Kolme seuraavaa kohtaa hankalien tilanteiden suunnitelmassa liittyvät yleisesti projektin raameihin:
- 3. Mitkä ovat projektin onnistumisen kriteerit?
- 4.Mitkä ovat eskalaatioreitit, jos asiat eivät suju?
- 5. Pysäytyspisteet ja päätöksenteko: Missä vaiheessa projektia ei enää jatketa?
Suunnitelma auttaa siis pitämään projektin onnistuminen raiteillaan sekä käymään aktiivisesti keskustelua projektin etenemisestä.
Joskus on parempi todeta, että tämä ei toimi, ennen kuin rahaa on kaadettu useampi saavillinen pohjattomaan tynnyriin ja ollaan uponneiden kustannusten haasteessa (sunk cost fallacy). Hankalien tilanteiden suunnitelma ei aiheuta sitä, että olisi hyväksyttyä epäonnistua. Vaan sinulla on suunnitelma, toimintatapa sekä tarkistuspisteet jo olemassa, ja voit tehdä järkeviä päätöksiä matkan varrella.
Yhteenveto
Projektin onnistuminen ei ole yhdestä ihmisestä kiinni vaan se on tiimityötä. Aika projektin alussa tavoitteiden ja käyttötapausten määrittelyyn säästää aikaa ja rahaa. Hankalien tilanteiden suunnitelma puolestaan nostaa todennäköisyyttä onnistua.
Jaan mielelläni parhaat vinkit käyttötapausten ja hankalien tilanteiden suunnitelmiin. Ja voin jutella ORSC systeemi coachauksesta.
Ota rohkeasti yhteyttä!
