Tehokkaampi kilpailutusprosessi – Neuvottelumenettely vie kilpailutukset uudelle tasolle
Onko yrityksesi kilpailutukset raskaita ja usein tehottomia? Kilpailutusprosessi voi olla suuri resurssisyöppö, jos tavoitteet eivät ole selkeät. Neuvottelumenettely on moderni ratkaisu, joka voi säästää aikaa, rahaa ja tuoda parempia tuloksia. Tässä artikkelissa Juuso Ihalainen jakaa vinkkejä ja oivalluksia siitä, miten neuvottelumenettely auttaa tekemään kilpailutusprosessista selkeämmän ja tuottavamman.
Miksi kilpailutuksia tehdään?
Juuson mukaan yksi suurimmista virheistä kilpailutuksissa on, että ne käynnistetään automaattisesti sopimuksen päättyessä, ilman selkeitä tavoitteita.
“Kilpailutuksia ei kannata käynnistää vain sopimuksen päättymisen vuoksi, koska se vie aikaa, resursseja ja rahaa.” Juuso alustaa aihetta.
Kilpailutuksen tarkoituksena pitäisi olla organisaation strategisten ja operatiivisten tarpeiden täyttäminen. Ennen kilpailutusprosessin aloittamista on tärkeää pysähtyä miettimään, mikä on todellinen tavoite ja mitä kilpailutuksella halutaan saavuttaa.
Neuvottelumenettely – mitä se tarkoittaa?
Perinteinen kilpailutusprosessi, jossa tarjouksia pyydetään ja valitaan pelkän hinnan perusteella, on menettänyt tehokkuutensa. Neuvottelumenettely antaa mahdollisuuden syvempään yhteistyöhön palveluntarjoajien kanssa. Juuson mukaan tämä menetelmä mahdollistaa paremmin tavoitteiden ja tarpeiden mukauttamisen matkan varrella.
“Neuvottelumenettely mahdollistaa sen, että asiakas saa jopa enemmän kuin mitä oli alun perin ajatellut.”
Neuvottelumenettelyssä asiakkaan ei tarvitse tietää lopullista ratkaisua etukäteen. Prosessin aikana keskustellaan avoimesti palveluntarjoajien kanssa, jolloin voidaan löytää paras mahdollinen ratkaisu, joka voi olla parempi kuin alkuperäinen suunnitelma.
5 vinkkiä onnistuneeseen kilpailutukseen:
1. Selkeät tavoitteet: Ennen kilpailutuksen aloittamista, määrittele tarkkaan, mitä haluat saavuttaa.
“Tavoitteet ovat kaikki kaikessa – ei pelkästään ICT:n näkökulmasta eikä pelkästään liiketoiminnan näkökulmasta, vaan kokonaisuuden näkökulmasta.”
2. Älä aloita kilpailutusta automaattisesti: Jos sopimus päättyy, se ei tarkoita, että kilpailutus on ainoa vaihtoehto. Sopimuksia voidaan jatkaa neuvottelemalla kevyemmin tai järjestämällä minikilpailutuksia.
3. Valmistaudu muutoksiin: Kilpailutuksen tuloksena voi syntyä tarve vaihtaa palveluntarjoajaa tai teknologiaa. Organisaation on oltava valmis kohtaamaan nämä muutokset ja ottamaan ne osaksi strategiaansa.
4. Hinnan ja laadun tasapaino: Vältä kilpailutuksia, joissa hinta on määräävä tekijä. Neuvottelumenettelyssä painotetaan kokonaisratkaisua, jossa hinta ja laatu ovat tasapainossa.
“Hinta ei saa olla määräävä tekijä. Neuvottelumenettelyssä saadaan parempi käsitys oikeasta palveluntarjoajasta, ratkaisusta ja hinnasta.”
5. Yhteistyö palveluntarjoajien kanssa: Neuvottelumenettelyssä on tärkeää löytää palveluntarjoajia, joiden kanssa yhteistyö toimii. Tämä varmistaa pitkäjänteisen ja menestyksekkään kumppanuuden.
“Kilpailutuksessa on tärkeää tutustua palveluntarjoajaan, koska ihmisten välinen yhteistyö ratkaisee menestyksen.”
Hinnan rooli kilpailutuksessa
Yksi Juuson pääpointeista oli se, että perinteisissä kilpailutuksissa hinta usein dominoi päätöksentekoa, mikä voi johtaa huonoihin lopputuloksiin. Neuvottelumenettelyssä voidaan löytää oikea tasapaino hinnan ja laadun välillä.
“Hinta kummiskin juoksee siellä mukana, sekä projektihinta että jatkuvien palveluiden hinta ja kaikki muut rahat sen ympärillä.”
Juuso suosittelee antamaan palveluntarjoajille vapautta hinnoittelussa sen sijaan, että asiakas määrittelisi tiukat hinnan vertailumallit. Tämä lähestymistapa tuo läpinäkyvyyttä hinnoitteluun ja antaa mahdollisuuden löytää molemmille osapuolille sopiva malli.
Yhteistyön merkitys
Yhteistyö palveluntarjoajan kanssa on ratkaisevan tärkeää. Neuvottelumenettely antaa asiakkaalle mahdollisuuden tutustua paremmin palveluntarjoajaan ja sen toimintatapoihin ennen lopullisten päätösten tekemistä. Tämä auttaa varmistamaan, että yhteistyö sujuu saumattomasti myös kilpailutuksen jälkeen.
“Jos yhteistyö ei toimi neuvotteluprosessissa, se ei toimi myöskään palveluiden jatkuessa.”
Neuvottelumenettelyssä asiakkaalla on mahdollisuus luoda syvällisempi suhde palveluntarjoajaan, jolloin varmistetaan, että yhteiset tavoitteet ja arvot kohtaavat.
Miten neuvottelumenettely hyödyttää eri rooleissa toimivia henkilöitä?
Hankintapäällikkö:
Jos vastaat hankinnoista, tiedät, kuinka tärkeää on resurssien ja ajan tehokas käyttö kilpailutuksissa. Juuson vinkit ovat sinulle erityisen hyödyllisiä, koska neuvottelumenettely mahdollistaa kevyemmät neuvottelut ja sopimusten jatkamisen ilman raskaita kilpailutusprosesseja. Tämä lähestymistapa auttaa kohdentamaan hankinnat tarkemmin organisaatiosi tavoitteisiin ja vähentämään hukkaresurssien käyttöä. Neuvottelumenettelyssä voit säästää aikaa ja rahaa, samalla varmistaen, että hankinnat todella tukevat liiketoiminnan strategiaa.
IT-johtaja:
Jos olet IT-johtaja, neuvottelumenettely tarjoaa sinulle mahdollisuuden löytää teknologisesti parhaita ratkaisuja ja varmistaa, että kilpailutuksessa saavutetaan sekä liiketoiminnalliset että tekniset tavoitteet. Tämä prosessi antaa sinulle mahdollisuuden syvemmin perehtyä palveluntarjoajien tekniseen osaamiseen ja varmistaa, että valittu ratkaisu on skaalautuva ja tukee organisaatiosi pitkän aikavälin strategiaa. Näin voit taata, että IT-hankintasi ovat tulevaisuuden kestävät.
Asiakaspalvelupäällikkö:
Jos johdat asiakaspalvelua, tiedät, kuinka ratkaisevaa kilpailutuksen lopputulos on asiakaskokemukselle. Juuson korostama yhteistyö palveluntarjoajan kanssa varmistaa, että asiakaspalveluprosessit pysyvät sujuvina myös kilpailutuksen jälkeen. Neuvottelumenettely auttaa sinua luomaan pitkäjänteisiä ja vahvoja kumppanuuksia palveluntarjoajien kanssa, mikä puolestaan takaa palvelun jatkuvuuden ja korkean laadun, suoraan asiakkaitasi hyödyttäen.
Loppupäätelmä
Kilpailutusprosessi voi olla muutakin kuin pelkkä tekninen prosessi. Se on mahdollisuus kehittää strategisia kumppanuuksia ja löytää aidosti organisaation tavoitteita tukeva ratkaisu. Neuvottelumenettely on moderni ja joustava tapa saavuttaa parempia lopputuloksia ja varmistaa, että kilpailutuksesta saadaan kaikki hyöty irti.
Lisää:
- Kuuntele Juuson haastattelu, jonka pohjalta tämä kirjoitus on tehty AspaPodista.
- Lue Juuson kirjoituksia aiheesta: Järjestelmän kilpailutus– triathlon vai sprinttihiihto?
- Seuraa Juusoa LinkedInissä, hän jakaa aktiivisesti vinkkejä ja ajatuksia täällä
- Haluatko viedä kilpailutusprosessisi uudelle tasolle? Ota yhteyttä First Goalin asiantuntijoihin ja selvitä, miten neuvottelumenettely voi tehostaa yrityksesi hankintaprosesseja.
